Los 9 consejos para usar el correo electrónico del Presidente Ejecutivo de Google, Eric Schmidt

El Presidente Ejecutivo de Google, Eric Schmidt, ha decidido compartir su metodología para comunicarse por email de una manera profesional. En un artículo publicado por la revista Time, el informático expone una serie de consejo que hay que tener en cuenta a la hora de operar con el correo electrónico.

El correo electrónico provoca mucha inseguridades entre los usuarios

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La comunicación en la época de internet en la que nos encontramos significa utilizar el correo electrónico. Una herramienta muy útil y poderosa, que a menudo provoca mucha inseguridades entre los usuarios y, por ello, Schmidt ofrece estas nueve claves para poder usar el email de una manera eficaz:

1. Responder rápidamente

Hay gente que tiene la confianza para responder ágilmente a los correos electrónicos y, en cambio, otros usuarios tardan mucho en contestar debido, principalmente, a las dudas. Según Schmidt hay que esforzarse para lograr contestar con la mayor celeridad.

2. En un correo electrónico, cada palabra importa

Hay que ser eficaz a la hora de enviar un mail. Si se está describiendo un problema, hay que definirlo con la mayor claridad. Hacer esto también requiere más tiempo y no menos. El informático recomienda escribir un borrador, revisarlo y eliminar las palabras que no sean necesarias.

3. Hay que limpiar la bandeja de entrada a menudo

¿Cuánto tiempo te pasas mirando la bandeja de entrada , tratando de decidir cuál es el correo electrónico que vas a responder a continuación? Cada vez que se analiza qué correo va a ser el siguiente en ser contestado es una perdida de tiempo que no se puede permitir, según Schmidt. Además señala que, en mucha ocasiones, acabamos leyendo un correo dos veces. Por lo tanto, nuestra bandeja de entrada tiene que estar limpia para poder ser eficaces.

4. Gestionar el correo con el sistema 'Last in First out' (Lo último en llegar es lo primero en hacerse)

Según el Presidente ejecutivo de Google, en muchas ocasiones las cosas que no han sido atendidas antes suelen haber sido recogidas por otra persona. Por lo tanto, lo último suele ser lo más urgente.

5. Hay que mentalizarse de que somos un 'router'

Cuando recibamos un correo interesante hay que pensar quién más podría encontrar ese email útil . Según Shcmidt, al final del día, hay que hacer una revisión mental pensar “¿Qué email interesante no he reenviado?”

6. Cuando utilizamos la 'Copia Oculta' hay que preguntarse por qué

La respuesta suele ser casi siempre que se está tratando de ocultar algo, algo que es contraproducente y peligros en el mundo transparente en el que vivimos. La única vez que se recomienda utilizar la función de copia oculta es cuando hay que quitar a alguien de un correo electrónico repetido.

7. No discutas por email

Si se necesita discutir mejor hacerlo en persona, porque un discusión electrónica, suele ser contraproducente e ineficaz.

8. Que sea fácil hacer un seguimiento de las solicitudes del mail

Cuando envías una solicitud a alguien para que realice un tarea, ponte en copia y pon 'seguimiento' en el asunto. Eso hace que sea más fácil encontrar y dar seguimiento a las cosas que no se han hecho.

9. Utiliza palabras clave para poder ayudarte en tus búsquedas

Normalmente escribimos correos que queremos recuperar más tarde. Por ello, Schmidt nos recomienda que coloquemos palabras clave para facilitarnos la búsqueda de nuestros mail.

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