¿Cómo aumentar la productividad y el rendimiento en el trabajo? Aquí van 10 'tips'

La implantación del teletrabajo como consecuencia de la pandemia ocasionada por el coronavirus hizo que se trasladase la oficina al escritorio de nuestra habitación o a la mesa del salón. Esto conllevó un aumento de las distracciones que hacen mermar nuestra productividad. Por ejemplo, al usar el ordenador es probable que acabemos comprando ropa 'online' en lugar de estar trabajando. Por ello, es necesario seguir unas recomendaciones que ayuden a aumentar la productividad y el rendimiento, para aprovechar al máximo nuestro horario y no dejar tareas pendientes.

Pero, ¿por qué el Covid ha hecho que nos cueste más concentrarnos en nuestras tareas? Se explica por la teoría de la carga cognitiva, que afirma que, cuando estamos trabajando en un problema desconocido, dependemos de nuestra 'memoria de trabajo', que es muy limitada. Cuanto menos familiarizado se está con una tarea, más se depende de la memoria de trabajo.

"Cualquier situación novedosa impone una carga cognitiva en nuestros cerebros, pero el hecho de que la covid-19 tuviera un impacto tan extendido en la sociedad nos obligó a absorber información nueva más rápido de lo que éramos capaces", explica Samuli Laato, investigadora de la Universidad de Turku.

"Además, se introdujeron políticas de trabajo remoto a nivel mundial, lo que requirió que las personas se adaptaran a las nuevas tecnologías y una nueva forma de trabajar en conjunto", añade la experta.

Por lo tanto, adoptar ciertos hábitos pueden llevarnos a realizar nuestro trabajo con mayor éxito:

1. Organizar la jornada

Numerosos expertos recomiendan invertir diez minutos antes de iniciar cada jornada laboral en organizarla, ya que de otra forma supondrá un caos. Lo ideal es ir realizar una lista de tareas y avanzar a la siguiente cuando se haya cerrado la anterior. Es útil contar con una herramienta de planificación de funciones, que distribuya cada tarea, y que controlemos que no nos desviamos del objetivo.

Joan Pons, CEO de Effiwork señala que "cuando hay un software que brinda ayuda al empleado para llevar a cabo su tarea aportándole beneficios personales y profesionales, la empresa también gana. Todos ganan, de hecho, porque se puede tener el control constante del tiempo, de las tareas y de la ruta hacia los objetivos".

2. Revisar objetivos

Es recomendable repasar diariamente las metas establecidas, para confirmar si la planificación que se ha diseñado ha ayudado a conseguir los objetivos planeados. En caso afirmativo, continuaremos con el método. En caso contrario, deberíamos corregir el rumbo y trazar nuevas rutas, lo que se traduce en eficacia.

3. Establecer prioridades

Hay que programar un tiempo de trabajo en tareas importantes, pero no urgentes. Todo lo que tiene que ver con lo importante nos acercará a nuestros objetivos a largo plazo. Es importante identificar las distracciones que nos quitan tiempo, descartarlas y priorizar aquellas que fomentan la productividad y favorecen la consecución de objetivos. Los sistemas de medición de productividad ayudan en este sentido.

4. Aprender a decir 'no'

Si aprendemos a decir 'no' a aquello que quita tiempo y no aporta nada, estaremos avanzando hacia nuestras metas. Utilizar el 'no' con asertividad refuerza la autoestima y libera de cargas inútiles. La clave está en ser capaces de identificar si lo que nos están pidiendo nos resta o nos beneficia, y darnos cuenta de que cuando decimos 'sí' a todo estamos diciendo 'no' a nuestro propio trabajo.

5. La multitarea solo en ocasiones especiales

Mantener el foco en varias prioridades al mismo tiempo es difícil y afecta a los resultados y al rendimiento, además de aumentar la frustración y la insatisfacción. Cuando hay varias prioridades en juego, lo más común es que la más importante sea sacrificada.

6. Delimitar plazos concretos

Asignar un tiempo determinado a cada tarea agilizará las jornadas laborales. Teniendo claro el orden de cada tarea, así como el tiempo que nos va a llevar realizarla, evitaremos procrastinar y olvidarnos incluso de algunas de ellas por no tener asignadas fechas de finalización. Ciertos sistemas avanzados de gestión de la actividad facilitan esta función y cuentan con alertas que recuerdan los plazos de realización de los proyectos.

7. Planificar pausas

Son necesarias para descansar, mantener la concentración y volver al trabajo con ganas y nuevas ideas. Cada tres o cuatro horas son suficientes quince minutos. No hay que tomar como pausas las interrupciones como llamadas, alertas de mensajes, emails, conversaciones, etc., que secuestran nuestra atención por un tiempo.

8. Lo más ligero sale antes

Al ver que las tareas pendientes se van resolviendo, la motivación aumenta, por lo que seguir esta norma alivia la carga de trabajo y produce un efecto psicológico positivo. Tras haber organizado la jornada, se estima el esfuerzo y dedicación que requiere cada tarea. Lo que mejor funciona es despachar en primer lugar las que exigen menos energía y menos tiempo.

9. Mail bajo control

El correo electrónico es uno de los mayores enemigos del rendimiento y la productividad. Lo mejor es cerrarlo y consultarlo dos o tres veces durante la jornada. Si pensamos que, además, cada empleado suele revisar también sus cuentas personales, el tiempo restado a la jornada laboral es considerable, un 28%, según la consultora McKinsey.

Cuatro consejos para gestionar el mail: desactivar las alertas de entrada, eliminar suscripciones que no interesen, configurarlo para no perder los correos importantes y desviar directamente los irrelevantes.

10. Descanso y técnicas de concentración

Rendimiento y productividad dependen también de un buen descanso y de la capacidad de concentración. Establecer rutinas y métodos de trabajo eficaces contribuye a que no se alarguen las jornadas laborales, al tiempo que promueve la desconexión digital. Es imprescindible también dormir las 7 u 8 horas diarias que es lo aconsejable. Respecto a la concentración, hay numerosas técnicas para potenciarla. Meditar es una de ellas. Sencilla, natural y eficaz, también rebaja la ansiedad y elimina tensiones. Apenas 5 o 10 minutos diarios tendrán un efecto relevante.

Para facilitar y promover el derecho a la desconexión digital, sobre todo durante el teletrabajo, y las jornadas laborales interminables, es clave incorporar sistemas que cuenten con alarmas o avisos de desconexión programada. De este modo se evitará la realización de horas extras que pueden generar agotamiento laboral y tecnoestrés.