Cuatro veces al año, autónomos y empresas deben rendir cuentas a Hacienda por el IVA que han ingresado. A través de la declaración trimestral de IVA deben decir el IVA que han soportado y el que han repercutido. Descubre qué gastos sí y qué gastos no puedes incluir dentro del IVA deducible.
La declaración trimestral de IVA es uno de los grandes quebraderos de cabeza para trabajadores autónomos y empresas, especialmente para quienes se inician en el mundo del emprendimiento y el trabajo por cuenta propia como freelance. Lo primero que deben saber es qué gastos pueden imputar como IVA soportado e IVA deducible a la hora de cumplimentar el modelo 303 cada tres meses y el 390 de forma anual y cuáles formarán el IVA repercutido. Y es que no todos los gastos deducen el IVA, aunque muchos después puedan imputarse como tales al hacer la declaración de la renta o el Impuesto sobre Sociedades en el caso de las empresas.
Cumplir con el IVA trimestral lleva tiempo. Las empresas dedican una media de 282 horas anuales a trámites con Hacienda y dentro de todos ellos el pago trimestral del IVA es el que más atención requiere. Cada tres meses los autónomos deben rendir cuentas a la Agencia Tributaria por el IVA que han cobrado y el IVA que han soportado. Es decir, deben devolver a la AEAT el IVA de más que hayan ingresado, ya que a fin de cuentas actúan como recaudadores del impuesto, aunque sólo sea de forma indirecta.
De forma resumida, en la declaración trimestral del IVA habrá que restar el IVA soportado deducible al IVA repercutido. El primero hace referencia al IVA que la empresa o el autónomo ha tenido que pagar el empresario en sus compras a proveedores, mientras que el segundo es el IVA que efectivamente cobra el autónomo o la empresa por sus servicios. El resultado de restar el primero al segundo será lo que haya que pagar a la AEAT a través del modelo 303 de declaración trimestral de IVA. Lo importante en este punto es tener claro qué IVA podremos deducir y cual no, ya que no el IVA de todos los gastos del autónomo o de la empresa será deducible a efectos de la declaración trimestral.
Este es el funcionamiento básico de la declarción trimestral de los autónomos y las empresas. Visto así puede parecer sencillo, pero es que la parte complicada tiene que ver con desgravar el IVA y determinar bien qué gastos son deducibles para los autónomos y empresas.
Requisitos para que el IVA soportado sea deducible
Tal y como acabamos de indicar, no todo el IVA será deducible a efectos de la declaración trimestral. Habrá adquisiciones o compras en las que sí podremos incluir el IVA soportado como deducible y otras en las que solamente podremos incluir el gasto en nuestros libros de contabilidad sin posibilidad de restar el porcentaje de IVA que hemos abonado al IVA devengado.
En este sentido, para que un gasto sea considerado un gasto deducible por el autónomo deben cumplirse los siguientes requisitos:
- Que los gastos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la empresa o el trabajador por cuenta propia.
- Que los gastos se encuentren convenientemente justificados a través de facturas u otros documentos acreditativos. En este punto recuerda que no todo vale para justificar un gasto, como te explicamos más adelante.
- Que se hallen registrados en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
El primer requisito es el más importante a al hora de determinar qué se podrá imputar y que se quedará como IVA no deducible. Es también el más lógico y el que marca la propia actividad económica. En este sentido, habrá gastos que un fontanero pueda imputar, pero no así un abogado o un comercial -aunque con estos últimos hay mucha más ‘mano ancha’-. Será el epígrafe del Impuesto de Actividades Económica (IAE) lo que, en buena medida, nos dé las pistas sobre los gastos deducibles para el autónomo en el IVA.
Guía para rellenar el Modelo 303 de la declaración trimestral del IVA
En esta línea, para un comercial pueden ser lógicos una serie de gastos que para una persona que se dedica a prestar servicios como periodista freelance no, y lo mismo se puede aplicar a un abogado, un profesional de la agricultura y prácticamente cualquier actividad económica. Si no terminas de entenderlo, el fontanero podrá imputar los materiales que use, tales como una llave inglesa que ha tenido que comprar como gasto, pero un periodista difícilmente podrá hacerlo. Por el contrario, será difícil desgravar el IVA de una cámara de vídeo para el fontanero, salvo que pueda justificar que está vinculada a actividades de promoción a tavés de la página web.
Gatos deducibles comunes
Dicho esto, sí existen ciertos gastos que se pueden considerar deducibles con carácter general como los consumos de explotación, los arrendamientos y cánones, los sueldos y salarios, los servicios profesionales independientes o los bienes de inversión. Cualquier empresa o autónomo podrá desgravar el IVA de estos dispendios.
En este saco también cabrían los gastos en telecomunicaciones como internet o el teléfono móvil o los de los suministros del hogar, por poner tres claros ejemplos de gastos de autónomos que sí se pueden considerar IVA deducible.
El mito del 50% del gasto
Un ejemplo de gasto deducible casi universal es el de gasolina relacionada con los desplazamientos. Sin embargo, para poder deducir efectivamente por él la ley nos dice que el vehículo en cuestión debe estar afecto al 100% a la actividad económica. Dicho de otra forma, que si también utilizamos el coche cono fines particulares no podremos deducir este gasto -quedarían permitidos los usos esporádicos del mismo-. Esto puede chocar con la creencia popular de que se puede imputar el 50% de estos costes, algo que por ley no se contempla pero que sí suelen aceptarlo posteriormente los inspectores de Hacienda en caso de someter las cuentas a inspección.
Se trata de un caso concreto que, sin embargo, sirve para ilustrar lo difícil que puede ser a vece interpretar qué gastos deducir y cuáles no. Y es que en el peor de los casos, será el inspector de turno quien decida si nos hemos excedido al deducir IVA o no. Este es precisamente el problema de que en cuestiones fiscales, todavía muchos elementos sean interpretables.
En el fondo, se trata de ser cauto y aplicar la lógica a la hora de determinar sobre cuáles de nuestros gastos podremos deducir el IVA.
Sí a los gastos del hogar con la oficina en casa
Uno de los últimos cambios en esta norma general es el que tiene que ver con los recibos del hogar para los autónomos y freelance que trabajan desde casa. Hasta ahora Hacienda no permitía en ningún caso incluir estos gastos por no estar 100% afectos a la actividad empresarial. Es decir, que como la luz también tenía un uso personal y lo mismo el gasto, internet, el teléfono… NO se podían deducir.
Sin embargo una sentencia del Tribunal de Justicia de la Comunidad de Madrid ha dado un vuelco a la situación al entender justificada la reclamación del demandante. El texto falla en contra del criterio de la Agencia Tributaria y de la Dirección General de Tributos y permite al demandante, un autónomo, desgravar la parte correspondendiente de los recibos del hogar. El juez estima que si la legislación permite la afectación parcial de la vivienda a la actividad económica en términos de gastos relacionados con el inmueble, no es lógico que se excluyan los suministros.
A la hora de incluir estos gastos en la declaración trimestral de IVA habrá que poner sólo la parte proporcional de la vivienda que efectivamente se destina al trabajo. Es decir, que si el despacho es un 10% de la casa, sólo podremos desgravar el 10% de la factura de gas, luz, electricidad…
Esta misma regla, que parecería lógica aplicarla al modelo del automóvil, no se ha trasladado todavía vía sentencia judicial a ese ámbito ni a otros, que siguen exigiendo que los bienes estén 100% afectos a la actividad para deducir el IVA como parte de los gastos de los autónomos. Si no es así, se tratará de IVA no deducible, por lo menos según la ley, aunque después la mayoría de inspectores de Hacienda lo admitan parcialmente en el momento dela verdad.
Cómo acreditar el IVA
Una vez explicados los gastos de IVA que sí y los que no se pueden incluir en la declaración trimestral de los autónomos, queda ahondar en qué documentos hay que conservar para acreditar efectivamente ese IVA porque no valdrá cualquier papel.
Lo primero es tener claro qué elementos debe contener la factura simplificada de IVA para ser válida y que, como poco, tiene que incluir los datos fiscales de quien expende la factura, los bienes entregados y la contraprestación total con el IVA desglosado, a poder ser.
Si el documento no cumple con estos requisitos, no será válido en caso de una inspección. Esto deja fuera otros elementos como albaranes de entrega, hora de pedido o similares, que sin embargo sí pueden servir para acreditar la autenticidad de la factura, ya que respaldarán su existencia.
En caso de no tener justificantes de los gastos deducibles del autónomo Hacienda puiede entender que no son válidos, que se trata de un IVA no deducible, y obligar a rectificar la declaración de IVA, además de establecer una sanción y los recargos aparejados por ingreso indevido.
Tipos de IVA a aplicar
Por último, queremos recordar que en España existen tres tipos de IVA, que son los que habrá que aplicar en las facturas.
- IVA general (21%). Es el porcentaje que se aplica por defecto a todos los productos y servicios. Si no sabes si un producto lleva otro tipo de IVA, lo más fácil es que esté sujeto al IVA general.
- IVA reducido ( 10%). Son unos pocos los productos y servicios a los que se puede aplicar e incluye algunos alimentos, transporte de viajeros, los árboles y arbustos frutales, las plantas hortícolas y las plantas aromáticas utilizadas como condimento.
- IVA superreducido (4%). Se aplica a los productos de primerísima necesidad y reciben esta consideración el pan, leche, huevos, frutas, verduras, hortalizas, cereales y quesos. Además, también se benefician de este IVA libros, periódicos y revistas no publicitarios; medicamentos de uso humano y sillas de ruedas para minusválidos y prótesis.
Si trabajas como exportador, quizás también te interese conocer el IVA dentro de la Unión Europea y las principales economías del mundo. El siguiente cuadro los resume.
| País | Tipo General | Tipo Reducido / Superreducido |
| Alemania | 19% | 7% |
| Austria | 20% | 10% (12% Parking) |
| Bélgica | 21% | 6% (12% Parking) |
| Bulgaria | 20% | N/A |
| Chipre | 19% | 5% |
| Croacia | 25% | 10% / 5% |
| Dinamarca | 25% | N/A |
| Eslovaquia | 20% | 10% |
| Eslovenia | 22% | 9,5% |
| España | 21% | 10% / 4% |
| Estonia | 20% | 9% |
| Finlandia | 24% | 14% u 10% |
| Francia | 20% | 10% u 5,5% / 2,1% |
| Grecia | 23% | 13% / 6,5% |
| Hungría | 27% | 18% u 5% |
| Irlanda | 23% | 13.5% u 9.0% u 4.8% u 0% / 0% |
| Italia | 22% | 10% / 4% |
| Letonia | 21% | 12% u 0% |
| Lituania | 21% | 9% u 0,5% |
| Luxemburgo | 15% | 6% / 3% (12% Parking) |
| Malta | 18% | 5% |
| Países Bajos | 21% | 6% |
| Polonia | 23% | 8% / 5% |
| Portugal | 23% | 13% u 6% |
| Reino Unido | 20% | 5% u 0% |
| República Checa | 20% | 14% |
| Rumanía | 24% | 9% |
| Suecia | 25% | 12% u 6% |
| Argentina | 21% | 10% |
| Andorra | 4,5% | 1% |
| Australia | 10% | 0% |
| Brasil | 12% | + 25% + 7% + 5% |
| Canadá | 5% | 4,5% |
| China | 17% | 6% u 3% |
| India | 12,5% | 4% u 1% |
| Japón | 5% | N/A |
| México | 16% | 16% u 0% |
| Noruega | 25% | 14% u 8% |
| Rusia | 18% | 10% u 0% |
| Servia | 19% | 8% u 0% |
| Suiza | 8% | 3.8% u 2.5% |
| Turquía | 18% | 8% u 1% |
| Ucrania | 20% | 0% |
Territorios sin IVA en la UE
La UE también cuenta con territorios enteros exentos del pago de IVA. Estos son los que hay en cada país:
| País | Territorio |
| Alemania | Isla de Helgoland y Territorio de Büsigen |
| España | Ceuta y Melilla y las Islas Canarias (en este último se aplica el IGIC) |
| Francia | Guadalupe, Guayana, Martinica y Reunión |
| Italia | Livingo, Campione d’Italia y las Aguas italianas del lago Lugano |
| Grecia | Monte Athos |
| Austria | Jungholz y Mittelberg |
| Dinamarca | Territorio de Groenlandia y Territorio de las Islas Feroe |
| Finlandia | Isla Aland |
| Reino Unido | Islas del Canal y Gibraltar |
Además, Portugal aplica un tipo de IVA especial en Azores y Madeiras, algo que hace Grecia en varias de sus islas del Mar Egeo y Francia en Córcega.
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