La irrupción del nuevo sistema de facturación electrónica obligatoria ha generado numerosas incertidumbres entre empresas y particulares. El objetivo no es otro que evitar la morosidad en las relaciones comerciales y mejorar la transparencia en las transacciones.
Los cambios en la factura electrónica, fijados por la Ley Crea y Crece, determinan que las compañías que facturen menos de 6 millones de euros deberán remitir a Hacienda sus facturas desde el 1 de julio de 2025. A partir de ahora, Hacienda facilita a pymes y autónomos un sistema de facturación electrónica, envío inmediato al fisco y de validación de facturas; Verifactu.
¿Qué es la factura electrónica y por qué ha cambiado?
La factura electrónica se presenta como una factura, con los mismos efectos legales, aunque se expide y se recibe en formato electrónico. En cualquier caso, debe contar con el consentimiento del destinatario.
Los cambios en la facturación y la digitalización de facturas han propiciado que España se centre en nuevos avances legislativos, como la anteriormente citada Ley Crea y Crece (aprobada en 2022). Desde 2024, se fomenta el uso obligatorio de la factura electrónica entre todas las empresas. Esta normativa tiene como objetivo simplificar las obligaciones administrativas y mejorar la lucha contra el fraude.
Esto implica que, cuando se aplique, todas las facturas, con formato específico, tendrán que enviarse mediante un sistema informático específico proporcionado por la propia administración a la Agencia Tributaria.
Desde el momento de su aprobación, las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse, mientras que el resto de las empresas y profesionales contarán con un plazo de dos años para implementar la facturación electrónica en sus sistemas.
Cómo funciona el nuevo sistema de factura electrónica
El funcionamiento del nuevo sistema de facturación es bien sencillo. Ahora, emitir una factura electrónica es una operación que cualquier usuario o empresario puede realizar en unos simples pasos.
Por una parte, existen las facturas con formato estructurado (que facilita su tratamiento automatizado. Son archivos XML, EDIFCACT, etc.) y por el otro las facturas con formato no estructurado (que son en papel y escaneadas. Los archivos poseen formato PDF, TIFF o JPG, entre otros.
¿Qué es el sistema Verificatu y cómo validar facturas electrónicas?
El Sistema Verifactu, publicado el pasado día 6 de diciembre de 2023 en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, es un sistema de validación de facturas. Gracias a su uso se garantizará la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros mediante el envío inmediato de los registros de la AEAT.
A diferencia de la facturación electrónica, que sólo afecta a transacciones de tipo B2B y se enfoca en la digitalización del proceso de generación de facturas, el sistema Verifactu se focaliza en el envío de los registros de facturas a la Agencia Tributaria de manera automática y sencilla.
Beneficios del nuevo sistema de factura electrónica para empresas
El beneficio principal de la factura electrónica para los contribuyentes es el ahorro económico, suprimiendo gastos de impresión y envío. También se reducen la tasa de error, los procesos de tramitación, el espacio de almacenamiento y el consumo de papel, contribuyendo a la sostenibilidad.
La optimización del proceso de validación es posible gracias a Verifactu. La agilidad en la facturación y el control fiscal están garantizados, influyendo directamente en la eficiencia operativa y en las relaciones con la administración pública.
Pasos para adaptarse al nuevo sistema de facturación electrónica
Para poder comenzar a trabajar con el nuevo sistema de facturación electrónica, lo primero será seleccionar el programa o software oportuno. Para ello, habrá que tener en cuenta una serie de condiciones básicas: accesibilidad, automatización, legalidad e integración.
Para una eficiente adaptación al nuevo sistema e implementar Verifactu, debes saber que el sistema trabaja con código QR, en el que todas las facturas quedan simplificadas con datos claro para que el destinatario pudiese identificarlas. Además del envío de información a la AET, Verifactu permite el registro de eventos generados en el software (arranque y parada, actualizaciones o entradas y salidas de usuarios). Todas las facturas deben indicar la referencia del sistema, es decir, si han sido generadas con Verifactu.
Diferencias entre el sistema anterior y el nuevo sistema de factura electrónica
La publicación del Real Decreto 1007/2023, más conocido como Reglamento Verifactu, implica eliminar la facturación tradicional de los negocios B2B. Cambia la normativa publicada en 2013, que actuó como pionera y que obligó al uso de la primera versión de la facturación electrónica ante la Administración Pública. Junto al formato, cambian la legibilidad, la autenticidad y la integridad.
Obligaciones fiscales y cumplimiento con el nuevo sistema
Su aplicación se efectuará en el plazo de un año a partir de su desarrollo reglamentario para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros. Para el resto de empresarios y profesionales, el margen de adaptación será de dos años desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario.
Toda la información llegará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que publica anualmente un listado de las empresas que han incumplido los plazos de pago oportunos.
Por qué es importante estar al día con el nuevo sistema de factura electrónica y Verificatu
Es importante recordar la importancia de la factura electrónica. Aplicar el sistema Verifactu derivará en grandes beneficios. De este modo, se podrán combatir las prácticas fraudulentas y evasivas que impactan negativamente en la economía nacional.
También es un método eficaz de demostrar que la facturación electrónica puede impulsar la automatización y la digitalización de los procesos de contabilidad y fiscalidad de las empresas, siendo los documentos confiables y difíciles de manipular ante la Agencia Tributaria.
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