Llegado el momento de enfrentarse a una inspección fiscal, Hacienda revisará toda nuestra facturación, empezando por los libros de registro. El fisco también puede solicitar las facturas que acrediten los gastos e ingresos ¿Cómo puedes demostrar que son auténticas si los inspectores lo ponen en duda?
Aunque no suele ser lo habitual, puede darse el caso de que ante una inspección fiscal, la Agencia Tributaria no se contente sólo con ver los libros de registro y requiera además las facturas que acrediten los importes que aparecen en los mismos. Cuando esto ocurre, podemos incluso tener que demostrar la autenticidad de nuestros gastos e ingresos. Es decir, justificar que las facturas que tenemos son reales, existen y se produjeron por la compra o prestación de un servicio real.
La Ley de IVA especifica que el primer paso para comprobar la autenticidad de una factura es a través de los “controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo”. Dicho así, es lógico que muchos no os aclaréis exactamente a qué se refiere. Por fortuna, existe una forma más sencilla de explicarlo y esta es que debe existir una contraorden o documento que efectivamente de fe de que se produjo la transacción.
Básicamente, si nosotros emitimos una factura, debe existir una contra-parte que la recibe y la paga y un servicio que debe poder demostrarse que se produjo. Así, por ejemplo, en el caso de entrega de bienes, deberá existir una orden de compra y los correspondientes documentos de transporte, así como un documento que certifique la recepción del pago. En el caso contrario, cuando la empresa es la que realizó el gasto, también debería existir una orden de compra con su correspondiente confirmación, el albarán de entrega y, de nuevo, la notificación del pago.
Al final, lo que Hacienda busca es que exista un vínculo entre la factura y las empresas que figuran en ella, así como algún otro indicio de que efectivamente se prestaron los servicios o se entregaron los bienes que figuran en ella.
Esto, lógicamente, es más sencillo en el caso de empresas destinadas a la entrega de bienes, pero menos en el comercio minorista, sobre todo por la parte de la ventas. Lo que siempre deberemos ser capaces de demostrar con la correspondiente factura, son los gastos que ha realizado la empresa y que estos fueron reales y se produjeron efectivamente.
Imagen – Andrey_Popov en Shutterstok
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