Cómo obtener el certificado de empresa

El certificado de empresa sirve para acreditar la situación legal de desempleo del trabajador y la causa del despido. Es un de los documentos que necesitarás para solicitar el paro y poner en orden tus finanzas personales.

La compañía para la que trabajaste es la encargada de emitir este documento de carácter obligatorio que debe enviar a la Seguridad Social y al SEPE, donde después los ciudadanos podrán consultarlo.

¿Qué es el certificado de empresa?

Hay varios documentos que necesitarás para pedir la prestación por desempleo al quedarte en paro. El Certificado de empresa es uno de ellos. Básicamente acredita la situación legal de desempleo y su causa, es decir, por qué ya no trabajas para la empresa. Y es que además del clásico despido, puedes estar en paro por finalización del contrato temporal, no haber superado el periodo de prueba, baja voluntaria o un ERE, por poner algunos ejemplos.

El Certificado de empresa sirve al SEPE para verificar el motivo del cese de la actividad y, por lo tanto si una persona tiene derecho o no a cobrar el paro. Recuerda que no siempre se puede recibir la prestación por desempleo al quedarse sin trabajo.

Cuando es el propio empleado quien causa baja voluntaria, es decir, deja su trabajo porque quiere y porque sí, no tiene derecho al paro. El SEPE entiende en estos casos que la situación de desempleo no se debe a causas externas y por lo tanto esa persona debe asumir el peso de sus actos.

Qué datos debe contener el Certificado de Empresa

La Orden TAS/3261/2006, de 19 de octubre recoge en sus Anexos el contenido obligatorio del certificado de empresa.

En la siguiente imagen puedes ver el modelo de certificado de empresa que usa el INEM (ahora SEPE).

Si lo prefieres, aquí puedes descargar el modelo en formato PDF.

Como puedes ver, el modelo de certificado de empresa del SEPE debe identificar claramente al trabajador por un lado y a la empresa, por otro. A partir de ahí, tiene que incluir una serie de datos fundamentales para la solicitud de la prestación por desempleo. Esta es la información que el SEPE utilizará para calcular el paro que te corresponde.

La información que debe tener el certificado empresarial es la siguiente:

Fecha de alta y de baja del trabajador.
Tipo de contrato y jornadas de trabajo en empleos a tiempo parcial (el nuevo cambio motivado por la UE que iguala contratos temporales e indefinidos le resta peso a esta opción).
Causa de la extinción de la relación laboral. Como ya hemos visto es clave y debe venir reflejado si has ido al paro por fin de contrato, despido, baja voluntaria, ERE, por no superar el periodo de prueba….
Cotizaciones por contingencias comunes y de desempleo. En otras palabras, lo que has cotizado y los periodos por los que lo has hecho. Aquí verás reflejadas, por ejemplo, las bajas laborales de uno o dos días en los que pierdes tiempo de cotización y otras similares.
Vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas.

Lo normal es que la empresa entregue un modelo estándar. Cuando la empresa opta por darte el modelo de certificado además de enviarlo al SEPE, es importante que revises que aparecen todos estos datos.

¿Es obligatorio el envío del certificado de empresa?

Como norma general, la compañía está obligada a emitir el Certificado de empresa y a enviarlo al SEPE según marcan la Orden TIN/790/2010, de 24 de marzo y el artículo 298 de la Ley General de la Seguridad Social. Esto también se aplica a los empresarios individuales y autónomos que contraten trabajadores.

La excepción la marcan los trabajadores fijos discontinuos o temporales que sumen periodos de actividad con otros de inactividad con varios contratos temporales dentro del mes y generalmente para la misma empresa. En este caso será de aplicación lo dispuesto en el Real Decreto 625/185.

La empresa debe enviar el certificado en el mismo momento que el trabajador cesa en su puesto, aunque dispone de un plazo de 10 días para comunicárselo al SEPE. En caso de no hacerlo, el artículo 22 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social deja abierta la posibilidad de sanción y multa. En este punto, el motivo de despido no afecta a esta obligación.

El envío de este documento laboral a los Servicios Públicos de Empleo Estatral se hace de forma electrónica mediante el sistema Certifica2, obligatorio para las compañías con más de 10 trabajadores.

Lo normal es que la empresa envíe el documento automáticamente, pero en teoría debe ser el trabajador quien lo solicite. En este sentido debes tener claro que la compañía no te dará un certificado de empresa físico en mano. Lo que hace es enviarlo al SEPE para que tenga los datos que necesita para conceder o no la prestación por desempleo.

Puedes obtener una copia del certificado de empresa a través del SEPE. En el siguiente apartado puedes consultar el proceso.

De nuevo, existe una excepción que la marcan los trabajadores fijos discontinuos o temporales que concatenan contratos en un mes. A este tipo de empleados sí que se les entrega el documento en mano en lugar de enviarlo al SEPE debido, principalmente, a la cantidad de veces que se emitiría de otro modo.

Cómo consultar el certificado de empresa

Si no estás seguro de que la empresa haya enviado el certificado y quieres evitar sorpresas a la hora de solicitar el paro, puedes consultarlo a través de la página del SEPE.

El propio servicio ha elaborado una guía con los pasos a seguir para su consulta que puedes descargar aquí en pdf.

Lo primero que necesitarás para acceder a tu certificado de empresa es disponer de DNI electrónico, certificado digital o estar dado de alta en el Sistema Clave tras la integración del SEPE en esta herramienta.

Una vez en la Sede Electrónica del SEPE tendrás que dirigirte a la pestaña de “Procedimientos y servicios” y selección la opción de consultas. Allí verás la de Consulta de Certificados de Empresa Online. Si lo prefieres, pincha en este enlace y accederás directamente.

Cuando entres lo primero que verás es el último certificado que el SEPE tiene a tu nombre. Si no es el de tu última empresa, es que todavía no lo ha enviado.

Para acceder a los certificados más antiguos sólo tendrás que pulsar en “más certificados”.

¿Qué hacer cuando la empresa no entrega el certificado al SEPE?

No es lo habitual pero puede darse el caso de que la empresa se niegue a facilitar el certificado al SEPE. En ese caso se expone a una multa de entre 600 y 6.500 euros.

Las compañías que optan por esta vía tienden a hacerlo como medida de presión para obligar al trabajador a aceptar un finiquito inferior al que le corresponde o cuando éste se niega a firmar la carta de despido al no estar de acuerdo. Más andante te damos las claves para reclamarlo.

Antes, lo más importante es que sigas adelante con tu plan de solicitar el paro siguiendo los pasos que explicamos este artículo. Dispones de 15 días para pedir la prestación por desempleo desde que causes baja. Es importante actuar con premura y no perder de vista estos tiempos.

En este sentido, debes pedir cita previa con el SEPE y cuando estés solicitando el paro indicar al funcionario la situación. Lo normal es que adjunte un documento adicional de “Declaración de carencia de documentación en la solicitud de prestaciones”. Si no lo hace, pídeselo. Este formulario sirve para que el INEM reclame a la empresa que cumpla sus obligaciones y abra un proceso sancionador en caso de no hacerlo.

Si no quieres esperar al SEPE o simplemente prefieres tomar medidas y actuar por tu cuenta, en citapreviainem.es ofrecen dos alternativas. Ninguna garantiza el éxito, pero sí que servirán para testar los nervios de la empresa y ponerle en un aprieto en el peor de los casos.

La primera es pedírselo al abogado en el acto de conciliación en caso de que hayas cursado una demanda por despido. Lo normal es que el abogado de la compañía acceda a la petición para empezar la negociación con buen pie.

La segunda estrategia implica presentar una demanda ante la Inspección de Trabajo para que así sea el propio inspector quien lo solicite y además sancione a la empresa. Esta alternativa es más lenta, pero también más peligrosa para la empresa. Y es que además del tema demandado, la inspección puede ir más allá y verificar otros contratos, condiciones laborales generales, cumplimiento de horarios, etcétera

Qué hacer si la empresa ha desaparecido

Esto no suele ser lo normal al solicitar el paro. Recuerda que dispones de 15 días para pedir la prestación por desempleo y que, por lo tanto, lo normal es que la empresa siga operativa en ese periodo.

Este supuesto puede tener más incidencia si se da el caso de que necesites el certificado de empresa pasado un tiempo.

En cualquier caso, si al acudir al SEPE no tienes el documento, deberás rellenar de nuevo el impreso de “declaración de carencia de documentación” en la solicitud de prestaciones. Al hacerlo el INEM tratará de localizar el documento, pero si no lo hace, buscará otros medios de acreditar los días cotizados, que es lo que importa.

La primera fórmula es hacerlo con el informe de vida laboral, aunque hay otros medios como el contrato de trabajo o el informe de bases de cotización. También valdrían el TC1 y TC2 de cotizaciones y otros documentos públicos que indiquen la relación laboral.

El motivo de despido no es relevante en este caso, ya que salvo que se trata de una baja voluntaria, siempre se cobraría el paro. De todas formas, para certificar las causas de disolución de la relación laboral, contarías con la carta de despido y el finiquito, que incluirá la indemnización (sólo en caso de baja voluntaria o de despido disciplinario no lo cobrarías).

Otros documentos que necesitarás para pedir el paro

El certificado de empresa es sólo uno de los papeles que debes llevar para cobrar el par y con lo que cuesta pedir una cita con el SEPE es mejor que tengas clara la documentación que deberás llevar.

Junto con ese documento tienes que aportar la carta de despido y también es recomendable que lleves tu vida laboral, que puedes descargar directamente desde la página de la Seguridad Social. Por supuesto, no olvides tu DNI y tus últimas nóminas.

Lo más habitual es que a través del Sistema RED el propio SEPE tenga acceso a todos estos datos, incluidos los TC2 de los 180 días de trabajo anteriores al cese. Para asegurarte, puedes preguntar a tu antigua compañía y solicitar este último papel, pero en principio debería entregarlo ‘de oficio’.

Cómo enviar el certificado de empresa de tu pyme

Todas las empresas con 10 o más trabajadores tiene la obligación de adscribirse al sistema Certifica2 de la Seguridad Social para el envío de documentos y comunicaciones con los organismos públicos.

Las pyme con menos de 10 empleados están exentas de esta obligación, aunque si ya se adscribieron en su momento, tendrán que seguir usando el modelo. Esto aplica, por ejemplo, a una empresa que en su momento tuvo 15 empleados y ahora tienen 10. Deberá seguir utilizando la aplicación certifica2.

El sistema de envío es muy sencillo e intuitivo. Se accede al mismo a través de SEPE y para usarlo la empresa necesita contar con firma digital o un código de usuario y clave personal que debe facilitar la aplicación Contrata.

Según explican desde SEPE, las empresas pueden escoger entre aplicar la tecnología XML para el envío de los ficheros o rellenando de forma online los datos de los certificados en la página de SEPE.

En el caso de la tecnología XML es la propia empresa la que generará los ficheros XML siguiendo las indicaciones del SEPE y después los hará llegar al organismo. En el segundo supuesto, sólo será necesario rellenar un formulario web en las bases de datos de Certifica2, que a su vez generará una versión impresa en formato PDF.

Qué plazo tienes para enviarlo

Como empresa dispones de 10 días naturales para hacer llegar al trabajador el certificado de empresa con su baja. Por su parte, el ya ex empleado dispone de 15 días para solicitar la prestación por desempleo.

Eso sí, recuerda que este periodo se computa desde el momento en que se causa la baja. Para que lo tiendas mejor, si informas del despido el día 10 pero este no se hace efectivo hasta 15 días después por el periodo de preaviso, será el 25 cuando empiece a correr el tiempo.