¿Cuál es la fiscalidad de las dietas y gastos de viajes por trabajo y empresa? ¿Es posible deducir en el IRPF los gastos de transporte y kilometraje en un viaje de empresa? Estas son dos preguntas habituales entre trabajadores, empresas y profesionales.
¿Qué se consideran dietas y gastos de viaje según Hacienda?
En primer lugar, conviene centrar qué gastos pueden tener esta consideración. ¿Qué entiende Hacienda como dietas y los gastos de kilometraje? Como norma general, se consideran dietas y asignaciones para gastos de viaje aquellas cantidades que la empresa paga al trabajador cuando tiene que desplazarse fuera del lugar donde se encuentra su centro de trabajo.
Dicho así puede parecer algo demasiado genérico y cabría pensar que cualquier gasto fuera de la oficina puede ser considerado una dieta.
La Ley de IRPF prevé en su artículo 17.1 que se consideren rendimientos íntegros del trabajo «las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan». Esto deja una ventana abierta a gastos que no se considerarán rendimientos del trabajo y, lo que es mejor, serán ingresos exentos de tributar en el IRPF, siempre dentro de unos límites.
El artículo 9 del Reglamento de IRPF es el encargado de fijar esos límites para los trabajadores. En otras palabras, de establecer fijar la exención en el IRPF por gastos de viaje de trabajo.
Cómo tributan los gastos de kilometraje y transporte
En el caso de los gastos de locomoción, el citado artículo dice que se exceptúan cuando el trabajador se desplace fuera del lugar de trabajo para desempeñar su labor en otro sitio, siempre y cuando se den las siguientes condiciones:
- Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
- En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. Hasta junio de 2023, la cantidad máxima exenta de tributar en el IRPF era de 0,19 euros por kilómetro.
Para 2024, el precio del kilometraje que está exento en IRPF y de cotización a la Seguridad Social asciende a 0,26 euros por kilómetro recorrido.
Al margen de esto, el convenio colectivo del sector o los trabajadores y la empresa por su cuenta, pueden pactar cualquier otro mayor o menor a este. Pero todo lo que esté por encima de esos 0,26 euros estará sujeto a tributación en el Impuesto sobre la Renta y a cotización en los seguros sociales.
Todo lo que esté dentro de estos parámetros no habrá que incluirlo en la declaración de la renta porque está exento de tributar.
¿Cuál es la fiscalidad del kilometraje para los gastos que excedan esas cifras?
Las cantidades que superen estos límites deberán tributar.
De esta forma, si a un trabajador la empresa le paga 150 euros en concepto de gastos de locomoción por recorrer una distancia de 500 kilómetros para hacer visitas comerciales, 130 estarían exentos (resultado de multiplicar 500 km x 0,26 €) y los otros 20 euros entrarían a formar parte de la base de IRPF sujeta a retención y de la base de cotización del trabador.
Esta misma fiscalidad en los desplazamientos también se aplica a los trabajadores autónomos, siempre que el viaje esté relacionado con su actividad.
No se consideran gastos exentos por desplazamiento las multas.
Cómo tributan los gastos de alojamiento y estancia
La otra parte de la ecuación está formada por los gastos de alojamiento y estancia, que también están exentos de tributar bajo algunas circunstancias.
Así, el citado artículo 9 del reglamento de IRPF indica que con carácter general «se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia».
La única salvedad general es la referida a permanencias y desplazamientos de forma continuada durante más de nueve meses, en cuyo caso no se exceptuarán del gravamen las asignaciones recibidas en este concepto.
Ahora bien, el texto también delimita estas asignaciones a los siguientes casos:
- Cuando se haya pernoctado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y de donde resida el trabajador estarán exentas las asignaciones por:
- Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de los conductores de transporte de mercancía no deberán justificar los gastos inferiores a 15 euros diarios en territorio nacional y 25 euros diarios en el extranjero.
- Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, en el extranjero.
- Cuando la pernocta haya sido en un municipio diferente del lugar de trabajo o residencia habitual, estarán exentas las asignaciones por gastos de manutención que no excedan de 26,67 euros diarios en territorio nacional y de 48,08 euros diarios en el extranjero. Existe una excepción, que es la referida la personal de vuelo de las compañías aéreas, para los que la cuantía aumenta hasta los 36,06 euros diarios en España y 66,11 en el extranjero.
En cualquier caso, el pagador, no el empleado, deberá acreditar el día y lugar de desplazamiento, así como la razón o motivo del viaje.
Como autónomo, tendrás que ser tú quien justifique el viaje y su relación con tu actividad económica.
Adicionalmente, también se consideran dieta exceptuada de gravamen estas otras cantidades:
- El exceso que perciban los funcionarios públicos españoles con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de hallarse destinados en España
- El extra que perciba el personal al servicio de la Administración del Estado con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendría por sueldos, trienios, complementos o incentivos, en el supuesto de hallarse destinado en España.
- El exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluso la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto, por razón de cargo, empleo, categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España.
Así es como tributan las dietas y los gastos de viaje en el IRPF y cuándo puedes desgravar con ellos tras el último cambio legal.
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