Elija su Sistema de Planeación Gerencial o ERP en 5 pasos

Además de lo anterior, si se enfatiza en que quienes eligieron correctamente su ERP tienen una reducción hasta del 35 % en promedio, una buena información se convierte en relevante para tomar una decisión en ese sentido.

Los Sistemas de Planeación Gerencial o ERP, por sus siglas en inglés, han tenido una importante evolución que los lleva a integrar de manera más eficiente las áreas clave de una empresa como contabilidad, facturación, ventas, compras y costos, a partir de módulos.

Para Martín Cayón, Director TOTVS Norte de América Latina, uno de los primeros pasos para alcanzar una implementación exitosa es la elección del ERP adecuado.

Con el avance de la herramienta, esta se ha tornado a su vez un poco más compleja, robusta y hasta costosa para implementar. Es por esto que es importante la asesoría previa antes de optar por la implementación de un ERP, para lograr que el proceso se lleve a cabo de una manera más controlada y efectiva, que permita aumentar su tasa de éxito.

Para Martín Cayón, Director TOTVS Norte de América Latina, uno de los primeros pasos para alcanzar una implementación exitosa es la elección del ERP adecuado.

Además de esto, el experto con más de 20 años en la industria de las Tecnologías de Información asegura: “he observado que los empresarios perciben al ERP como una solución compleja y difícil de implementar, pero también están conscientes que de su implementación depende el adecuado funcionamiento de su empresa y posiblemente, su subsistencia”.

Es por esto, que Cayón comparte 5 pasos fundamentales para elegir el ERP correcto en su compañía, como una ayuda y una guía para los empresarios:

*Involucre a sus colaboradores: Si se llegó al acuerdo de la necesidad de implementar un ERP, la recomendación es involucrar a las personas que se verán impactadas directamente con la decisión, como: Usuarios finales, personal de sistemas responsable de la administración del sistema, Gerentes y directivos.

*Defina qué quiere lograr a través de un ERP: Esto quiere decir, entender nuestro modelo de negocio y cómo se espera que la implementación del ERP podría optimizar y facilitar su operación.

Bajo esta premisa, se debe definir el esquema de implementación, las prioridades, impacto al negocio y beneficios probables, así como considerar qué áreas se verán impactadas con la decisión. A partir de la automatización, los procesos clave para el negocio que se beneficiarán serán: Ventas; compras; inventarios; Nómina; Producción

*Escalabilidad: En este sentido, escoger un ERP que pueda cubrir las necesidades actuales del negocio y a la vez cuente con la capacidad de evolucionar en el futuro a la par del negocio, es vital. Por eso, antes de tomar una decisión es de suma importancia considerar la escalabilidad de la solución en dos planos:

1) Horizontal, con módulos o funcionalidades a implementar cuando el modelo de gestión evolucione.

2) Vertical, que soporte el crecimiento transaccional si el negocio crece.

No perdamos de vista que la elección de un ERP significa vivir con él de cinco a 10 años, por lo tanto es recomendable escoger una solución que sea actualizable y escalable.

*Elija un aliado de negocios, no una marca: Seleccionar a un proveedor de software de gestión empresarial es, probablemente, el paso más importante. La recomendación es elegir a quien comercialice un software de calidad con la escalabilidad necesaria y que cuente con ese grado de flexibilidad que requieren los cambios en el modelo de negocio conforme crece.

También hay que considerar: La cantidad y calidad de clientes e implementaciones hechas; si la empresa realiza actualizaciones frecuentes; disponibilidad de recursos capacitados tanto para la implementación como para el soporte técnico posterior y presencia local.

*Planee los tiempos: Finalmente, es importante tener presente que todo proyecto lleva su tiempo. A lo largo de todos estos años, he detectado que para que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, se debe considerar en la planeación: El uso de los recursos internos, su disponibilidad, experiencia y conocimiento porque de estos dependerá la duración y éxito del proyecto de implementación.

La adherencia a los procesos estándares de la solución porque de esta depende el nivel de adecuaciones y/o desarrollos que se deberán realizar. La calidad de los datos y procesos de negocio existentes y la cultura de la empresa respecto a la tecnología y su adopción.

En cuanto al tiempo de implementación, este puede variar de 2 meses hasta 2 años dependiendo de los factores antes mencionados.

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