Los recepcionistas son necesarios en casi todos los tipos de empresas. Hoy en día, hay una gran demanda de recepcionistas que están bien entrenados y capacitados adecuadamente. Si usted desarrolla las habilidades necesarias en el tiempo, puede llegar a convertirse en un recepcionista profesional.
En muchas ocasiones la persona que se ocupa de las tareas de recepción en una empresa es la primera imagen o voz humana que el cliente o potencial cliente va a recibir. Sin duda esto hace que tengamos clara la importancia de esta figura dentro de los recursos humanos de cualquier empresa. A la hora de buscar trabajo de recepcionista, se tenga experiencia previa o no, es importante tener en cuenta cómo ha evolucionado este perfil profesional en las últimas décadas.
Sea el ramo que sea, las habilidades de un buen recepcionista se han ido ampliando con el paso de los tiempos ya que no sólo se constituye en imagen de la empresa a la que pertenece, sino que en muchas ocasiones su gestión directa tiene que ver con aspectos comerciales, de imagen, y por supuesto de profesionalidad.
Teniendo en cuenta que esta figura profesional se reparte por los sectores productivos más diversos es importante tener claro que no todas las habilidades y características van a ser comunes. Obviamente, existirán especificaciones concretas cuando alguien se orienta al trabajo de recepcionista en el ámbito de la hostelería o lo hace de todo el sector industrial, estas capacidades o habilidades específicas son siempre demandadas en las ofertas de empleo de manera clara, y además, se corresponden en lógica con los perfiles profesionales ofertados.
Si alguna vez has pensado que tienes capacidad y habilidades para este tipo de trabajo lo primero que debe saber es que en los últimos años esta profesión ha evolucionado de manera muy amplia, pasando de ser una figura basada en la imagen y la relación pública a un puesto muy importante en el que se exigen capacidades y habilidades variadas, que van desde los tradicionales basadas en las relaciones públicas hasta cuestiones relacionadas con las nuevas tecnologías, la comunicación, etcétera.
Características clave de un buen perfil de recepcionista
Aunque más adelante profundizaremos en las habilidades más generalizadas dentro del gusto de recepcionista, distinguiremos dos grupos de características clave que van a resultar básicas en cualquier caso.
Éstas características clave son las que deben trabajarse siempre, cuando son innatas, y sobre las que hay que fortalecer el desarrollo profesional. Distinguiremos dos grupos, por un lado las habilidades personales y por otro lado las habilidades comerciales o relacionadas con empresa.
Habilidades personales del recepcionista
La apariencia sigue siendo un elemento clave y una característica básica a tener en cuenta. No se trata sólo de mantener una imagen de pulcritud en la vestimenta, que también, sino procurar transmitir una imagen positiva a través de sensación de vitalidad, energía, y viveza.
El potencial cliente no necesita un recepcionista con la sonrisa constante en la boca pero si una sensación de eficacia, energía y determinación. En el otro extremo, desde luego, que la no confundir una buena apariencia con un exceso de protagonismo de la imagen, no se busca en absoluto epatar a través de nuestra vestimenta, sino hacerlo a través de la profesionalidad que se demuestra.
Otra cuestión clave, dentro de las habilidades personales, es la capacidad de comunicación y síntesis combinada con algo básico: saber escuchar. Sobre todo en sectores como la hostelería o aquellos con una alta tasa de relación con los usuarios, ser capaces de comunicar de manera breve pero efectiva, y a la vez ser capaces de escuchar y entender las demandas y necesidades de los clientes es un gran punto a favor. Por supuesto aquí entran elementos laterales como la capacidad de manejar situaciones complejas, clientes insatisfechos, o dudas o problemas fuera del contexto habitual… Es decir, la capacidad de improvisación.
Mantener la calma y empatizar con los clientes siempre es importante, pero esto no debe confundirse con mentir o faltar a la verdad sólo porque entendemos que esto es lo que el cliente demanda. El engaño va a suponer una merma de confianza total sobre la empresa, es básico saber afrontar la realidad y expresarla en contexto. La rapidez y agudeza mental a la hora de ser capaz de expresarse de esta manera es también un elemento muy importante.
La confianza propia, el autocontrol y las habilidades comunicativas y de imagen sería el resumen primario de esas habilidades naturales que se buscan a la hora de encontrar un buen recepcionista.
Habilidades comerciales
Cuando nos referimos a las habilidades comerciales no sólo nos referimos al potencial espíritu de venta que todo recepcionista debe tener, ya que en el fondo está vendiendo la imagen de la empresa a la que representa, sino como medio de cuestiones igual de importantes y a las que a veces no se presta la atención suficiente.
En primer lugar es fundamental que recepcionista tenga un enorme conocimiento de la empresa, tanto si ésta es una empresa única con una única instalación como se trata de una cadena con múltiples instalaciones, es importante saber el funcionamiento interno, las características principales de la empresa y las políticas de respuesta a las determinadas situaciones que pueden darse.
Conocer los valores y la cultura de la empresa en la que se trabaja va a ayudar mucho a afrontar las situaciones en el día a día, aquí cuanto más se profundice más herramientas se pueden tener para ejercer de manera profesional el trabajo del recepcionista.
Por supuesto es importante conocer los valores y elementos de diferenciación con la competencia, las ventajas y beneficios que se aportan y también los posibles puntos débiles si los hubiera.
Es importante saber que hoy en día el prospecto comercial, el futuro cliente, está en cualquier lado y por supuesto puede estar del otro lado del teléfono o del mostrador. Estos importante porque el recepcionista debe tener la suficiente capacidad comercial para incluso realizar preventas o ventas. Sin embargo, no hay que olvidar, que generalmente esta no es su función, no se trata de avasallar al cliente con nuevos servicios o servicios añadidos sino de ofrecerle otra opción más en caso de necesidad.
Si se quiere profundizar aún más en todas estas tareas es muy importante hacer ver al conocimiento del mercado general del sector en el que se desempeñaban labores profesionales. Hoy en día estos mucho más sencillo gracias a Internet, conocer a fondo quiénes son nuestra competencia, como funcionan, saber hacia dónde se dirige el mercado, etc., son también elementos que pueden ayudar en este desempeño.
Resumen de habilidades profesionales de un recepcionista
Además de todas las cuestiones que ya hemos repasado, y como complemento, vamos a repasar las principales habilidades profesionales que deben acompañar a un recepcionista.
Habilidades de organización en un recepcionista
El trabajo de un recepcionista es muy independiente. Tienen que mantener vigilado al personal o a los empleados y asegurarse de que todo el mundo esté a tiempo. Si quiere convertirse en un gran recepcionista, siempre hay que centrarse en mejorar sus habilidades de organización tanto como sea posible.
Gestión del tiempo en el trabajado de recepción
Los recepcionistas manejan una amplia gama de tareas en una empresa. Ellos son los responsables de dar prioridad a las cosas en orden de importancia. A menos que pueden administrar su tiempo de manera eficiente, usted no será capaz de realizar la variedad de tareas sobre una base diaria.
Habilidades de comunicación importantes para trabajar de recepcionista
Ya sea por teléfono o en persona, los recepcionistas están obligados a comunicarse de manera efectiva. Ellos también son responsables de dar las felicitaciones a los clientes y recibirlos cuando visiten la empresa en la que trabaja. Por lo tanto, usted debe de adquirir una gran capacidad de comunicación (tanto verbal como escrita), esto es obligatorio para desarrollar el trabajo.
Qué debes tener en cuenta para trabajar en Inglaterra
Habilidades administrativas básica para un trabajo de recepcionista
Aparte de la manipulación de los clientes y las habilidades de comunicación necesarias, los recepcionistas también cuidan las responsabilidades del trabajo administrativo. La mayoría de las empresas que contratan a recepcionistas, lo hacen con el fin de que estos cuiden los equipos de oficina y mantengan sus suministros. Por lo tanto, debe mejorar sus cualidades administrativas lo antes posible.
Habilidades lingüísticas que te puede encontrar al trabajar en una recepción
Las ofertas de empleo relacionadas a los recepcionistas profesionales están disponibles en todo el mundo. Si usted planea trabajar en el extranjero, tiene que pulir sus conocimientos del idioma también. Los profesionales que tienen un don para hablar dos o más idiomas tienen mayores posibilidades de puestos de trabajo. Por lo tanto, saber hablar otras lenguas extranjeras, puede aumentar sus probabilidades de adquirir empleo.
Múltiples habilidades de asignación para el recepcionista
Una de las habilidades de trabajo más importantes de un recepcionista es la multitarea. Mientras trabajen en una empresa, se le requerirá que manejen una serie de tareas en una base diaria. Por lo tanto, es importante asegurarse de que pueda manejar de forma eficiente las multitareas.
Habilidades para escuchar elementales en un recepcionista
Los recepcionistas no sólo son buenos comunicadores, también son oyentes activos. Dependiendo de los requisitos, tendrá que escuchar educadamente y con atención lo que un cliente o usuario tiene que decir. Por eso, es esencial que usted pula de manera eficiente sus habilidades de escucha y con esto tendrá grandes oportunidades de adquirir el puesto laboral.
Google+
