Todos hemos tenido esta conversación alguna vez:
“Aitor!! Qué tal?”
“Buff… ya sabes, lo de siempre, muy ocupado”
Los detalles pueden variar, en vez de decir “ocupado” podemos decir “liadísimo”, “hasta el cuello de trabajo”, “sin tiempo” o cualquier otra expresión que deje constancia de que tenemos demasiadas tareas para tan poco tiempo. Y bien, todos sabemos que la conversación muere cuando alguien dice que está “ocupado” porque obviamente pesamos que no tiene tiempo para atendernos o para sufrir nuestro importunio, con lo que tiempo al tiempo, dejamos de acudir a donde la persona, lo cual no es nada bueno si esta persona quiere hacer networking o negocios. Dicha expresión además de reducir la cantidad de gente que acude a nosotros hará que parezcamos ineficientes, ¿puede alguien que se organiza de maravilla estar siempre ocupado?
En plabras de la experta Laura Vanderkam, de Fast Company, las personas que agonizan una y otra vez por cumplir las fechas de entrega dan la sensación de no tener nada bajo control. Por el contrario, la gente con horarios flexibles y holgados da sensación de controlar la situación.
Según Fast Company, la cosa no va de tener un millón de cosas que hacer. Todo el mundo tiene millones de quehaceres. Lo que destaca a las personas exitosas es que tienen millones de cosas que hacer, pero que solo hacen algunas de ellas.
De acuerdo, la mayoría de los trabajos no permiten que a las 12 del mediodía salgas del trabajo para ir a nadar unos largos en la piscina y comer tranquilamente en casa antes de volver al trabajo. Pero aunque no puedas ser tu propio jefe, ser la persona más ocupada de la oficina no significa que seas el mejor trabajador.
El profesor y economista de Harvard Sendhil Mullainathan escribía en la revista Time que las personas con horarios super ajustados tienen a tener menos “ancho de banda” (menos habilidad para razonar, concentrarse, aprender nuevas ideas, hacer trabajos creativos o resistirse a los impulsos irracionales). El problema por lo tanto es que las personas que están siempre ocupadas, están trabajando por encima de sus posibilidades, perdiendo capacidades, y siendo así menos efectivas. Es un círculo vicioso, si eres ineficiente y no priorizas bien estarás ocupadísimo, y el estar ocupadísimo hará que seas aun más ineficiente.
LA CLAVE
El profesor Mullainathan asegura que la clave está en reconocer que tareas requieren más o menos “ancho de banda”; para así repartir los recursos de la manera óptima. Por ejemplo, el estar en una mesa redonda con otros compañeros para ponerse al día de los avances de cada proyecto puede llevar mucho tiempo, pero no tiene porque consumir mucho “ancho de banda”. Por el contrario, tomar una decisión final sobre si prescindir de los servicios ese encantador pero desorganizado trabajador no lleva demasiado tiempo, pero consume mucho “ancho de banda”. Por su parte, ser un buen padre conlleva un gran consumo en ambos aspectos.
Mullainathan destaca que hay tareas que ocupan parte de nuestro “ancho de banda” aunque no estemos trabajando en ellas en ese momento, normalmente en modo de preocupación. Para evitar esto debemos hacer actividades que lo contrarresten como deporte, estar con los amigos o dedicarnos a nuestros hobbies, o simplemente educar nuesta mente para que viva en el ahora.
Lo importante es saber cómo organizarse y priorizar las tareas, evitando ser ineficiente y perder el tiempo en trabajos que no merecen la pena.
Para terminar el artículo, les incluiré un fragmento del artículo publicado por Meredith Fineman en la web Harvard Business Review: “Asumir que estar ocupado es motivo de alardeo, guay o twitteable es ridiculo”.
La próxima vez que te pregunten cómo estás, di simplemente que estás bien, te ayudará.
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